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Errores comunes al manejar el dinero de tu empresa

Un error común con el que nos encontramos frecuentemente es no llevar un registro adecuado de nuestras transacciones y peor aún mezclar nuestro dinero con el dinero de la empresa sin control alguno.    Un registro nos permite saber qué está pasando con nuestra empresa o proyecto emprendedor.   No tenerlos es como manejar un carro sin tablero, no sabes a qué velocidad vas ni cuánta gasolina te queda.
A continuación dos malas prácticas muy comunes cuando se empieza:
Pagar los gastos personales con el dinero del negocio
Si estás construyendo un negocio y es tu única fuente de ingreso, es comprensible que requieras dinero para pagar tus cuentas. Mi recomendación en este caso es que saques una cantidad fija a manera de salario, en lo posible, que no te deje sin fondos para pagar los compromisos del negocio. Además, anota cuanto dinero has sacado para gastos personales para que sepas a dónde se ha ido el dinero y cuánto has generado.
No tener una cuenta de banco exclusiva para los movimientos del negocio
Si no llevas un registro de cada transacción, cuánto entra y cuánto sale y en concepto de qué, y todavía no cuentas con los servicios de un contador, tener una cuenta exclusivamente dedicada a los movimientos del negocio puede ser tu salvavidas. El reporte de la banca en línea te proveerá un registro de todo el dinero que entra y sale. No te pongas trabas, la cuenta puede estar a tu nombre en un inicio, la idea es que se use exclusivamente para el negocio; sólo eso.  Este método tampoco es perfecto. ¿Qué cosas debes recordar? Que si sacas efectivo de un cajero, o cobras dinero en efectivo y no lo depositas en la cuenta, no tendrás idea de en qué se uso este efectivo a menos que lleves un registro.
Ingresar facturas personales como gastos del negocio. 
Muchas veces con el fin de pagar menos impuestos ingresamos facturas personales en la contabilidad del negocio sin control alguno. Esta cuenta bancaria no hay contador que pueda conciliarla; es decir que los movimientos en papel no coinciden con los movimientos de la cuenta de banco.      Evita ingresar gastos adicionales o al menos convérsalo con tu contador para tener claridad en qué cuentas contables está registrando estos gastos.   El problema de ingresar cuanta factura puedas colar, es que luego no sabrás cuánto es gasto real y cuánto es gasto inflado.  Estarás mermando la rentabilidad de la empresa, disminuyendo el atractivo para futuros inversionistas y haciendo más complicado el financiamiento con deuda.
Acciones concretas que puedes tomar para no cometer estos errores:
  1. Tener una cuenta de banco exclusiva para el negocio.
  2. Tener tus finanzas personales bajo control.
  3. Tramitar tarjetas de débito, crédito o pre pagada exclusivas para el negocio.
  4. Depositar todo el dinero en efectivo que recibas por pagos en la cuenta del negocio y registrar a qué factura corresponde cada depósito.
  5. Establecer un salario quincenal o mensual que te transfieras a una segunda cuenta bancaria que se utilizará para gestionar tus gastos personales. Recuerda que mientras trabajes en tu empresa tu salario es un gasto más de tu negocio que debe registrarse.
  6. Reembolsar los gastos del negocio que pagues con tu dinero personal. Estos son gastos del negocio que se pagaron con dinero prestado y por tanto el negocio debe saldar estas deudas en algún momento.
Lo ideal sería que todos administráramos nuestros emprendimiento con un registro contable, en donde vamos registrando lo que pasó, y un flujo de caja proyectado en donde vamos planificando y preparándonos para el futuro. Si todavía no estás ahí, siempre es un buen momento para establecer un nuevo sistema.