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A veces no se necesita ser más organizado, se necesita hacer menos cosas

En días pasados invitamos a las personas a enviarnos una pregunta para intentar ayudarles. Felizmente recibimos la siguiente pregunta: ¿Cómo paso a contratar a una persona que me ayude con el día a día de mis servicios?

Inmediatamente vino a mi mente una de esas frases con la que nos tropezamos continuamente en redes sociales, en mi caso en Pinterest: “A veces no se necesita ser más organizado, se necesita hacer menos cosas”. Cuando reconocemos que necesitamos ayuda y nos surge esta pregunta generalmente nos enfrentamos a dos preocupaciones:

1. No harán las cosas tan bien como yo. “Es que soy muy perfeccionista”, “soy muy controlador”, “si algo se quiere bien hecho es mejor hacerlo uno mismo”.

2. No habrá suficiente trabajo y/o clientes para pagar esta ayuda y que esta persona tenga suficientes cosas que hacer.

Si eres un freelancer es importante aceptar que no puedes hacer todo solo y si quieres que tus actividades de promoción o la gestión de nuevos prospectos continúe mientras tu te sumerges en tus proyectos actuales, necesitas estar organizado, tener un equipo de apoyo y contar herramientas para automatizar y sistematizar.

A continuación te damos algunos consejos puntuales:

1. Define las diferentes áreas de enfoque de tu trabajo.

2. Valora en cuál de estas áreas está el mejor uso de tu tiempo, por tu formación, tu experiencia y porque disfrutas hacerlo más que cualquier otra cosa.

3. Busca las áreas que puedas delegar o sistematizar. Las podrás reconocer porque son aquellas áreas en las que no eres muy bueno, las que sinceramente te dan pereza y tienden a atrasarse.

4. Entre las áreas que podrías delegar están tareas administrativas o contables, gestión de redes sociales, contabilidad, tareas manuales o repetitivas. En fin, actividades de soporte a tu core business.

5. Si sientes que hay áreas que no puedes delegar por el volumen de trabajo o por su costo, busca herramientas para automatizarlas. Por ejemplo, podrías considerar programar tus publicaciones en redes sociales, o utilizar formularios para manejar inscripciones, solicitudes de servicio o productos. Tener tarifarios, catálogos, descripciones de tus servicios que te liberen de escribir lo mismo una y otra vez.

6. Busca colaboradores que se integren en tu equipo de trabajo por proyecto, de modo que sean un costo variable (incurres en ese costo solo cuando se genera una venta/proyecto). Puedes considerar a otros freelancers, estudiantes, asalariados de tu campo a quienes podría interesarles el ingresito extra y ver otras cosas fuera de su puesto de trabajo, mujeres que han decidido darle prioridad a su maternidad y aceptar solo proyectos eventuales y flexibles. En fin, personas con quienes puedes colaborar y que no están interesados en un trabajo de tiempo completo.

7. Si sientes que ya necesitas una persona que te ayude en tu día a día, considera contratar a alguien y recuerda que esta persona, por su personalidad, su formación y su experiencia, tendrá sus fortalezas y sus debilidades. No es común que aquella persona súper extrovertida y amable con los clientes, tenga además la atención al detalle requerida para algunas tareas. Si bien es cierto que las startups necesitan ninjas, todos tenemos nuestras áreas de expertise.

Si quieres que tu práctica profesional crezca, necesitas estar bien organizado, pero también llega el momento de reconocer que lo que tu necesitas es hacer menos cosas.
– Itzel
Panamá, 5 de junio de 2017.